Passepartout Welcome
Con oltre 22000 installazioni in tutta Italia, Passepartout Mexal è uno dei migliori software gestionali presenti sul mercato”
Il software hotel completo e flessibile, sviluppato allo scopo di garantire una risposta concreta alle esigenze di organizzazione e controllo di tutte le tipologie di strutture ricettive. Molto più di un semplice programma gestionale, Passepartout Welcome consente di tenere sotto controllo l’intera attività dell’albergo: booking on-line, back office, analisi dati e revenue management. Interfacciabile a tutti i sistemi presenti in albergo, il software gestionale diventa il cuore della struttura ricettiva
MA Informatika dal 2004 è concessionario autorizzato di tutta la linea di software gestionali Passepartout ed è in grado di far fronte a qualsiasi tipo di esigenza relativa ad avvio, formazione, assistenza e manutenzione degli stessi.
Siamo disponibili senza impegno ad una demo gratuita on-line o direttamente presso la Vostra azienda per mostrarvi le funzionalità e potenzialità del programma gestionale e offrirvi consulenza mirata.
Software Hotel ti mette online
Front Office
PRENOTAZIONI
La gestione della prenotazione, dalla richiesta di informazioni al check out, è svolta nel programma in maniera facile ed intuitiva attraverso planning e quadri grafici. Numerosi automatismi facilitano il lavoro di front office dell’hotel riducendo al minimo la possibilità di errore. In pochi passaggi si può preparare ed inviare un preventivo dettagliato in base alle richieste ricevute. Il software garantisce una configurazione avanzata del credito così come contratti ed allotment con agenzie viaggi ed aziende.
La gestione dei listini è flessibile e intuitiva, mentre l’utilizzo di offerte permette di applicare automaticamente condizioni economiche particolari se si verificano determinati presupposti. Il software hotel prevede anche la compilazione e stampa delle schedine di Pubblica Sicurezza, nonché l’’invio telematico dei dati al server della Questura.
CLIENTI
Il software gestionale è determinante nelle attività di customer relationship e revenue management. Un’anagrafica completa e dettagliata permette di registrare preferenze del cliente, motivi del soggiorno, aziende, agenzie, gruppo familiare e tante altre informazioni utili. Tutti i dati sono quindi utilizzabili nelle ricerche finalizzate ad attività di marketing come l’invio di comunicazioni promozionali personalizzate. Conoscere il cliente, attivare campagne promozionali, anticipare le esigenze sono leve strategiche per la promozione dell’hotel.
CHECK-OUT
La compilazione di conto e fatturazione tramite il programma hotel è estremamente facile e flessibile. Si possono effettuare sottoconti, conti divisi, splitting, trasferimenti di extra o rette di soggiorno da una camera all’altra o da un ospite all’altro, nonché conti per singolo cliente, famiglie oppure gruppi.
Back Office
REPARTI
Il programma gestionale Passepartout Welcome offre strumenti indispensabili per gestire al meglio tutti i reparti della struttura ricettiva come stampe di servizio, pianificazione risorse, stampe ISTAT di modello C59, C60 e Tavola A. Numerose le ricerche già pronte, personalizzabili e stampabili, come ad esempio: situazione clienti; partenze, arrivi e presenti in casa; pianta del giorno; riepilogo interventi di manutenzione.
PERMESSI E AUTORIZZAZIONI
Passepartout Welcome permette di controllare l’accesso del personale che utilizza il gestionale e di consentirlo solo previa autenticazione. E’ possibile creare diverse categorie a cui collegare i singoli utenti che determinano i permessi e le autorizzazioni sulle differenti aree del programma: ogni categoria (ricevimento, amministrazione, personale di sala, ecc.) può essere abilitata o inibita allo svolgimento di specifiche azioni. L’impostazione dei permessi è estremamente semplice, è sufficiente inserire o togliere i flag dalle singole voci dall’elenco dettagliato di operazioni eseguibili. Il programma dispone inoltre di un archivio dove vengono registrate le operazioni svolte da ciascun operatore, anche sulla prenotazione, complete di data ed ora in cui sono state eseguite.
STAMPE
Sono disponibili numerosi report stampabili sulla produzione giornaliera e la main courante, incassi e presenze totali, camere occupate, revenue manegment, corrispettivi del giorno e di periodo. Il software gestionale ottimizza le operazioni di back office dell’albergo come fatturazione differita, documenti riepilogativi e pagamenti
Booking Online
BOOKING ONLINE
Tramite il sistema di booking online integrato nel software gestionale, il cliente può consultare prezzi e disponibilità, visualizzare la descrizione e le foto delle camere, richiedere eventuali extra, effettuare la prenotazione, il pagamento anticipato o versare un acconto in maniera sicura e certificata. Il programma permette di impostare le disponibilità dell’albergo da pubblicare sul web direttamente dal software hotel, garantendo così un quadro globale di tutte le prenotazioni. Confermata la prenotazione e assegnato il numero di camera, tutte le condizioni richieste dal cliente tramite il sito web e le relative informazioni vengono visualizzate sul planning.
CHANNEL MANAGER
Passepartout Welcome permette di pubblicare sui principali portali di prenotazione online, il numero di camere desiderato ed i relativi prezzi. E’ sufficiente configurare i portali nel programma gestionale e channel manager sincronizza automaticamente tutti i portali configurati: le rette sono così sempre in linea rispetto a quelle presenti nel software hotel e lo stesso prezzo può essere condiviso su più portali al fine di mantenere la Best Available Rate. L’integrazione delle Online Travel Agency consente di ricevere le prenotazioni direttamente nel programma, garantendo un notevole risparmio in termini di tempo ed eliminando errori dovuti a trascrizione.
WELCOME MOBILE
Il software hotel funziona anche tramite smartphone e tablet con sistema operativo Android ed Apple. Chi gestisce il front office dispone quindi, da qualsiasi luogo, di tutte le funzioni utili all’inserimento di prenotazioni, addebiti e consultazone statistiche. Il programma mette inoltre a disposizione degli ospiti un servizio di self check in, consultazione dell’estratto conto, prenotazione di servizi e pre check-out.
Magazzino e Produzione
CENTRI DI RICAVO
Coordinare l’attività di parcheggi, garage, spiagge, campi da tennis, biciclette, pulmini o altre tipologie di accessori eventualmente disponibili in albergo, è estremamente facile grazie ai quadri grafici e ai planning in cui vengono visualizzate tutte le risorse, singolarmente o suddivise per tipologia. La prenotazione di un servizio o l’affitto di un accessorio è collegabile alla camera e può essere inserita sul conto del soggiorno.
MAGAZZINO
Il programma hotel permette di gestire il magazzino in maniera unitaria o mantenendo separate le scorte di bar, ristorante e di eventuali punti cassa. Lo scarico degli articoli può avvenire al momento dell’utilizzo della merce, oppure possono essere registrate varie tipologie di documento che caricano e scaricano il magazzino come bolle e fatture fornitore. Il programma gestionale prevede una tabella riepilogativa di tutti gli articoli presenti in albergo e una scheda riportante il quantitativo collocato in ogni magazzino, il valore della merce stoccata, il ricarico ottenuto.
SISTEMI INTEGRATI
Il software hotel può essere interfacciato a tutti i dispositivi hardware presenti in albergo come centralini telefonici, sistemi di controllo accessi, Pay TV, servizi di addebito e domotica. È possibile abilitare il cliente all’accesso ai servizi, in base al tipo di soggiorno o a particolari convenzioni, generare la tessera di apertura porte in fase di check-in, addebitare l’utilizzo dei servizi in automatico sul conto senza bisogno di registrazioni manuali: i movimenti generati dai dispositivi vengono valorizzati ed addebitati direttamente.
Revenue Management
PRENOTAZIONE E VENDITA ONLINE
Grazie all’integrazione con Passepartout Passweb, il programma gestionale ristorante fornisce anche un sistema di prenotazione online per i ristoranti ed i pubblici esercizi. Direttamente dal sito del locale il cliente può effettuare la prenotazione, selezionando la sala ed il tavolo desiderato da una piantina intereattiva che riporta la situazione sempre aggiornata dell’occupazione dei tavoli.
Il software gestionale ristorante permette anche la vendita online di prodotti dal sito web di agriturismi, ristoranti gourmant e di tutte le strutture che necessitano di questo servizio. La totale integrazione tra Passepartout Menu, rende Passweb la piattaforma ideale per sviluppare un negozio online con un unico punto centralizzato in cui gestire tutte le informazioni da visualizzare sul sito web, ricevere ordini in tempo reale, permettere ai clienti di controllare, in ogni momento, la reale disponibilità degli articoli.
IL SITO WEB
L’integrazione tra il programma ristorante e Passepartout Passweb permette di realizzare e gestire un sito web caratterizzato da facilità di aggiornamento di contenuti e listini, dalla possibilità di inserire menu e prodotti, di aggiornare costantemente le immagini nella galleria fotografica. Il programma è stato pensato e realizzato avendo come obiettivi prioritari la semplicità di utilizzo, l’interattività e l’intuitività del sistema di gestione.
Passepartout Passweb è sviluppato in modo tale che chi lo utilizza abbia sempre la percezione immediata di come sarà la pagina web, anche durante le fasi di aggiornamento dei contenuti. Grazie all’integrazione tra il software ristorante e il programma per la realizzazione del sito web è possibile realizzare siti di varie tipologie dotati di tutte le funzioni necessarie alla vendita online. Sono inoltre disponibili numerose proposte di template grafico.